Penomeran, Penyusunan Dokumen Medik

Oleh : Putri Pradita Nuramalia, M.Tr. ID

Dalam dunia kesehatan, sistem penomoran rekam medis adalah proses pendaftaran identitas pasien untuk keperluan layanan kesehatan yang mereka butuhkan. Sistem penomoran rekam medis ini merupakan proses pemberian angka atau nomor rekam medis untuk memudahkan proses pendaftaran pasien. Angka diberikan dengan proses pengisian data terlebih dahulu seperti nama pasien, tanggal lahir, dan semua yang dibutuhkan staff. Sistem rekam medis juga menjadi bagian yang penting agar flow pelayanan antara staff dan pasien berjalan dengan lancar dan rapi. Jenis Sistem Penomoran Rekam Medis:

Cara Serial (Serial Numbering System)
Cara Unit (Unit Numbering System)
Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Serial Numbering System

Dalam serial numbering pasien akan menerima nomor rekam medis baru setiap kali mereka mendaftar. Misal, jika seorang pasien terdaftar lima kali, maka pasien tersebut akan memperoleh lima nomor rekam medis yang berbeda. Sebagai contoh seorang pasien terdaftar di rumah sakit dan menerima nomor 13650. Ketika pasien tersebut kembali untuk melakukan kontrol satu bulan setelah perawatan, dia terdaftar dengan nomor rekam medis 14020. Lalu jika dia mengunjungi rumah sakit lagi pada tahun berikutnya, dia masih akan menerima nomor ketiga.

Meskipun semua nomor rekam medis yang diberikan kepada pasien ini dicatat dalam sistem, catatan medisnya disimpan sesuai dengan berapa kali ia dirawat di fasilitas tersebut. Keuntungan dari cara sistem penomoran rekam medis ini, petugas rekam medis menjadi lebih mudah dan cepat memberikan nomor dan pelayanan kepada pasien. Namun untuk kekurangannya sendiri, waktu yang dibutuhkan menjadi lebih lama dalam pencarian dokumen rekam medis karena satu pasien dapat memperoleh lebih dari satu nomor serta, pelayanan klinik menjadi tidak berkesinambungan.

Unit Numbering System

Mirip dengan sistem penomoran serial, penomoran rekam medis ini hanya menyediakan satu nomor yang merupakan gabungan dari semua data yang dikumpulkan pada pasien tertentu, baik sebagai pasien rawat jalan, rawat inap atau pasien darurat. Pasien diberikan nomor rekam medis pada kunjungan pertamanya, yang digunakan untuk semua kunjungan dan perawatan berikutnya. Dengan demikian, rekam medisnya akan tersedia dalam satu folder dengan satu nomor rekam medis. Contohnya, setiap kali seorang pasien tiba di rumah sakit untuk perawatan, dia akan menerima nomor pertama yang diberikan kepadanya. Pembagian untuk Penomoran Rekam Medis Unit Numbering System

Social Security Numbering System adalah pemberian satu nomor kepada pasien dan dapat digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.
Family Security Numbering System adalah pemberian satu nomor yang berlaku untuk seluruh anggota keluarga dan dapat digunakan kembali untuk kunjungan selanjutnya.

Keuntungan dari sistem penomoran rekam medis cara ini, informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan demikian maka Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang disimpan ditempat pendaftaran dan Kartu Identitas Berobat (KIB) yang diberikan kepada pasien akan sangat diperlukan. Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding cara Serial. Tetapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien lama dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang tidak membawa KIB.

Serial Unit Numbering System

Sistem penomoran ini merupakan gabungan dari sistem penomoran serial dan unit. Meskipun setiap kali pasien mendaftar akan menerima nomor rekam medis baru, namun catatan medis sebelumnya akan terus mengikuti dengan cara diarsipkan di bawah nomor terbaru yang dikeluarkan. Dimana setiap pasien akan mendapatkan nomor baru lalu digabungkan yang kemudian disimpan jadi satu di bawah nomor yang baru. Keuntungan yang akan didapat dari sistem penomoran rekam medis cara ini adalah semua pasien dianggap pasien baru, jadi tidak ada yang membedakan antara pasien yang benar-benar terbaru dan terlama. Namun untuk kekurangannya sendiri, membuat informasi yang akan diberikan kepada pasien tidak berkesinambungan.

Jenis Sistem Penjajaran Rekam Medis

Sistem Penjajaran Alfabetik
Sistem Penjajaran Numerik

Sistem Penjajaran Alfabetik

Alfabetik murni
Fonetik
Soundex fonetik

Alfabetik murni

Pengurutan cara ini artinya berkas diurutkan menurut urutan abjad dari A menuju Z. Contohnya, berkas pasien Rafael akan ditempatkan di depan atau sebelum berkas pasien Rafi. Metode ini sama metode yang digunakan untuk mencantumkan nama-nama dalam buku panduan telepon atau dalam daftar nama di telepon seluler. Dalam metode alfabetik murni juga terdapat peraturan spasi atau ruang kosong didahulukan sebelum abjad yang lain, misalnya: Rafi Ihsan, Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafie Nabil maka urutan yang benar adalah Rafa Mahindra, Rafael RM, Rafi Insan, Rafie Nabil.

Fonetik

Istilah fonetik berasal dari kata phono/phone yang berarti suara. Dalam metode ini berkas rekam medis dikelompokkan menurut kesamaan bunyi dari nama pasien. Berkas Pasien dengan nama Eni, Enny, Enie, Enik, Enni, Ennie disimpan dalam kelompok Eni. Berkas pasien dengan nama Lie, Liu, Lee, Lew, Leu bisa disimpan menjadi kelompok Li. Dalam metode ini, urutan dalam suatu kelompok tidak terlalu penting lagi.

Soundex fonetik

Metode ini merupakan pengembangan dari metode fonetik. Dalam metode ini, huruf dari nama pasien yang bunyinya sama diberi kode angka yang sama. Aturan pengkodean dengan metode soundex yaitu:

Huruf pertama dari nama pasien tetap digunakan
Huruf vokal dari nama pasien (a, i, u, e, o) dan konsonan W, H, Y dibuang (tidak dikode)
Sisa huruf dari nama pasien dikode menjadi 3 digit kode mengikuti aturan kesamaan bunyi.

Jenis Sistem Penjajaran Numerik

Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Sistem Penjajaran dengan Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Sistem Penjajaran dengan Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)

Adalah suatu sistem filling dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.

Sistem Penjajaran dengan Angka Tengah (Middle Digit Filing)

Adalah sistem penyimpanan dengan mensejajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Cara menjalankannya sama dengan sistem angka akhir, yang membedakan pengurutannya. Sistem ini menggunakan 2 angka kelompok tengah, contohnya: 58-78-96, 58-78-98, 58-78-99, 59-78-00, 59-78-01.

Sistem Penjajaran dengan Angka Akhir (Terminal Digit Filing)

Adalah sebuah sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.